Snoei jij je takenpakket wel eens bij?
Overvolle agenda’s, haastend van afspraak naar afspraak en 's avonds uitgeblust op de bank neerploffen. Herken jij jezelf hierin? Hoe komt het toch dat je elke keer weer in die rush terechtkomt? En hoe kan je dit voorkomen? Voor mij was het een paar weken terug weer eens zover. Ik voelde me erg gestrest en had in mijn agenda nauwelijks tijd om effectief te kunnen werken, omdat de volgende afspraak alweer op mij stond te wachten. Ik heb echt een hekel aan dit soort dagen, want het laat weinig ruimte over voor spontaniteit en werken in een flow is al helemaal onmogelijk. Gelukkig had ik vrij snel door dat het weer hoog tijd was om te gaan snoeien.
Snoeien…?
Je denkt hierbij misschien aan het snoeien van de tuin, maar je agenda en je takenpakket moeten ook regelmatig gesnoeid worden, eigenlijk nog veel vaker dan dat je een tuin zou moeten snoeien. Allereerst is het heel belangrijk om je bewust te zijn van hoe jij je tijd indeelt. Als je hier een overzichtelijke indeling in hebt, is het risico dat er ‘onkruid’ gaat groeien veel kleiner. Deel de tijd die je hebt in blokken in. Als ondernemer zijnde is dit niet altijd makkelijk, aangezien geen dag hetzelfde is (in ieder geval niet bij Healthy Life LAB). De ene dag zie ik cliënten en de andere dag heb ik weer een afspraak voor een toffe samenwerking. Afhankelijk van de baan die je hebt, kan het zijn dat dit bij jou ook het geval is. Hoe houd je dan toch het overzicht? Maak een concrete planning
Aan het begin van de week ga ik even goed zitten om mijn planbord in te vullen. Op dit whiteboard schrijf ik alle afspraken voor die week op. Naast de afspraken-kolom heb ik een kolom voor ‘To do’. Ik probeer een realistische inschatting te maken en schrijf per dag op wat ik op die dag gedaan wil hebben, rekening houdend met de afspraken die ik in de afspraken-kolom heb staan. Meestal klopt de inschatting die ik heb gemaakt. Naast die kolommen heb ik ook nog een kolom voor inspiratie; hier schrijf ik alle ideeën op die ik wil uitwerken. Ook heb ik nog een aparte kolom voor projecten die op de langere termijn lopen. Alles bij elkaar is dit een heel overzichtelijk geheel, dit helpt mij echt om gefocust te blijven en prioriteiten te stellen. Stel prioriteiten!
Dit is misschien wel het moeilijkste onderdeel van time & attention management, maar ontzettend belangrijk. Iedere dag weer word je overspoeld met uitnodigingen en mensen die vragen of je iets voor hen kan regelen. Dit kunnen opdrachten en uitnodigingen zijn voor werk-gerelateerde zaken, maar bijvoorbeeld ook dingen die niet met werk te maken hebben, zoals een gezellige lunch met een vriendin of een sportdate. Als je hier (op ieder vlak) geen bewuste keuzes in maakt, krijg je wildgroei: ‘onkruid’. Je wordt geleefd door je agenda, op de automatische piloot, rennend van afspraak naar afspraak. Er is maar één manier om dit te stoppen: prioriteiten stellen. Wat is voor jou belangrijk? Waar krijg jij energie van? Dit zouden voor jou prioriteiten moeten zijn. En misschien vind je álles wel leuk, maar ook in dat geval zal je toch keuzes moeten maken. Wat springt er boven de rest uit? Zelf houd ik me vast aan deze regel: 'Als je ‘ja’ zegt tegen dit, zeg je ‘nee’ tegen iets anders. Is dat het waard?' Wanneer je deze regel aanhoudt, is de kans op groei van ‘onkruid’ veel kleiner omdat je bewust je tijd indeelt. Deze strategieën helpen mij altijd om te blijven focussen op de dingen die echt belangrijk voor mij zijn en die mij het meeste opleveren. Zo blijf ik ruimte houden voor de dingen die mij energie geven en heb ik het gevoel dat ik echt leef, in plaats van dat ik geleefd wordt. Ben je geïnspireerd geraakt en wil je ook flink gaan snoeien in jouw takenpakket? Onthoud dan dat dit niet iets eenmaligs is. Om niet wéér geleefd te worden door je agenda, zal je altijd een oogje in het zeil moeten houden en prioriteiten moeten blijven stellen. Uitnodigingen en taken komen altijd weer op je pad. Het is aan jou om te beslissen: 'Als je ‘ja’ zegt tegen het ene, zeg je ‘nee’ tegen iets anders. Is dat het waard?' Liefs, Lotta